CHOISIR LE BON TÉLÉSECRÉTARIAT

Choisir le bon télésecrétaire

Pour mieux organiser les rendez-vous et les agendas d’un cabinet, rien ne vaut un service externalisé. C’est une solution pratique pour avoir un contact permanent avec les patients, mais aussi pour réduire les charges de travail. Cette option est tout aussi efficace quand l’assistant du praticien est absent, permettant d’assurer une bonne continuité. Mais les agences d’externalisation sont de plus en plus nombreuses, et il devient compliqué de choisir celle qui répond aux besoins du cabinet. Au médecin donc d’établir certaines conditions pour définir le bon télésecrétaire médical.

Faire une liste des critères

Choisir un télésecrétaire ne se fait aucunement sur un coup de tête, sous peine de se retrouver insatisfait de son travail, même s’il s’avère efficace. Il incombe aux cabinets de bien définir leurs besoins et d’opter pour une entreprise qui peut s’adapter. Pour ne pas se tromper, voici quelques techniques à retenir :

• Evaluer le rapport type de service/prix
• Prendre l’avis des confrères
• Opter pour une agence selon son ampleur

Evaluer le rapport type de service/prix

Un prix exorbitant n’est pas toujours la garantie d’une prestation impeccable en matière de secrétariat externalisé. Simplement, parce que chaque besoin nécessite une solution particulière et non une gestion généralisée. Ces entreprises proposent, entre autre, de faire des tests pour que les potentiels clients puissent les mettre à l’épreuve. De cette façon, le cabinet peut avoir une idée des subtilités qui feront qu’il signe le contrat.

Pour une bonne évaluation, il faut penser aux détails suivants :

• La qualité de la réponse et la convivialité du ton
• La disponibilité du télésecrétaire
• La flexibilité de l’offre
• Le prix

De nombreuses sociétés de sous traitance en secrétariat acceptent de passer ce type de test pour pouvoir connaître aussi les attentes de leur client. Plus le service est adaptable, mieux les deux parties peuvent s’entendre.

Prendre l’avis des confrères

Rien ne vaut les témoignages des personnes ou structures qui ont des expériences. Il existe, par exemple, de nombreuses communautés en ligne qui en parlent et qui recommandent telle ou telle agence. Le cabinet peut aussi faire des recherches sur les réseaux sociaux pour avoir une idée du niveau de satisfaction des clients. Néanmoins, il est important de garder en tête que ce type d’avis se fait généralement de manière subjectif.

Opter pour une agence selon son ampleur

Une petite entreprise et une grande firme présentent des différences assez subtiles qui aideront les cabinets à se fixer. Si une structure modeste offre un service plus personnalisée et à taille humaine, elle peut être inefficace, notamment en cas d’urgence. Les agences locales sont à privilégier, pour plus de convivialité et plus de dialogue.

Les grandes entreprises sont par contre ultra efficace. Mais comme elles gèrent de nombreux cabinets, leur service reste impersonnel, tout comme le contact qu’elles offrent aux patients.

Il existe aussi des télésecrétaires médicaux indépendants, qui sont idéaux en cas d’absence temporaire d’un employé.

Optez pour une agence offshore, une solution économique et stratégique

Les structures offshores sont, depuis des années, les meilleurs alternatifs qui se présentent en matière d’externalisation. Elles font preuve d’efficacité et présentent une aubaine financière considérable grâce à leur particularité fiscale.

Si vous décidez d’opter pour cette solution, l’agence CreativDev se tient à votre disposition pour d’éventuels devis. Elle met à votre service des collaborateurs expérimentés et chevronnés, pour une prestation sur mesure.